Электронный документооборот: как внедрить и не пожалеть об этом

 

Александр Долгих: В 2004 году в организации эксплуатиро­вались четыре информационные системы, в том числе про­грамма Компании «ИнтерТраст» OfficeMedia. Она выполняла минимум функций — с ее помощью в основном проводились регистрация и сканирование документов. С возрастанием требований к СЭД, подключением других структурных под­разделений Городской Управы города Калуги выявились недостатки, вызванные неправильным внедрением и экс­плуатацией системы. В результате в 2008 году мы пришли к выводу о необходимости смены СЭД.

 

 

Александр Долгих: Нам было важно, чтобы система бази­ровалась на платформе IBM Lotus Notes/Domino. Поэтому мы решили взять более развитую систему того же постав­щика, Компании «ИнтерТраст», — СЭД CompanyMedia. Была сформирована команда внедрения из 4 человек, прошедших обучение в «ИнтерТраст», и в начале 2009 года мы запустили СЭД в эксплуатацию. Со временем количество рабочих мест увеличивалось, расширялся функционал. Сегодня в СЭД ра­ботают не только канцелярия, но и исполнители, и руково­дители среднего и высшего звена — это 700 пользователей во всех подразделениях Городской Управы города Калуги.

 

 

Александр Долгих: На сегодня в Городской Управе полно­стью реализован внутренний электронный документообо­рот между подразделениями. Используется один комплект баз данных для всех них, действует принцип однократной регистрации документа — это позволяет избежать дубли­рования и экономить время. Повысилась прозрачность ра­боты: не теряется связь между входящим и исходящим до­кументом, видна его дальнейшая судьба и т.п.

 

 

Александр Долгих: Основная задача ОГВ — оказание услуг населению и организациям. СЭД помогает делать это мак­симально эффективно, ведь работа с населением связана с обработкой большого массива документов и их хранением, поиском и т.п. Добавьте также и стоимость бумаги.

 

 

Александр Долгих: Во-первых, материально исчислимая экономия на расходных материалах, на курьерской достав­ке и т. п., снижение затрат на хранение бумажных докумен­тов. Во-вторых, сокращение времени на поиск и доставку документов, на их разработку и согласование. И, как след­ствие, снижение нагрузки на исполнителей и регистраторов.

 

 

Александр Долгих: Есть несколько важных условий, кото­рые необходимо учитывать при выборе:

 

•   Соответствие системы современным требованиям за­конодательства;

 

•   Возможность масштабирования, работы с большим ко­личеством пользователей и документов;

 

•   Возможность интеграции с существующими в органи­зации информационными системами;

 

•   Наличие системы построения отчетов (очень важно иметь возможность измерить эффективность работы си­стемы);

 

•   Модульная структура — это означает возможность для расширения функционала вместо доработки просто приоб­рести новый модуль, что значительно проще и быстрее;

 

•   Кроме того, на мой взгляд, важно, чтобы система име­ла открытый исходный код, предоставляя возможность при необходимости произвести изменения и доработки.

 

Александр Долгих: Да, нам интересны ее особенности — и новый интерфейс на «тонком» клиенте (на Java), и мобильные рабочие места, и социальные инструменты, и, пожалуй, в самой большой степени, — новый метод работы, адаптивный кейс-менеджмент.